จากตอนท้ายๆ ของโพสต์ที่แล้ว บทเรียนจากการหัดเล่น "โกะ" ได้ทิ้งข้อคิดไว้ประโยคหนึ่งคือ "งานด่วนมาก่อนงานใหญ่" วันนี้เลยจะมาแชร์เทคนิค "การจัดลำดับความสำคัญ (Priority) " ค่ะ
ในแต่ละช่วงเวลาของการทำงาน จะมีงานถาโถมเข้ามา มากบ้าง น้อยบ้าง บางทีก็เป็นงานใหญ่ บางทีก็เป็นงานเล็กๆ และแต่ละงานก็มีกรอบเวลามากำหนด งานนี้ให้เวลาเยอะ งานนี้ให้เวลาน้อย งานนี้ต้องทำทันที !! แล้วเราจะจะรับมือกับปริมาณและรูปแบบงานที่หลากหลายเหล่านี้ได้ยังงัย ? I am pm จะแชร์เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญ ทีละขั้นดังนี้ค่ะ
1. ก่อนอื่นต้องนิยามให้ได้ก่อนว่า "สำคัญ" , "เร่งด่วน" สำหรับเราแล้ว คืองานแบบไหน สำหรับ I am pm แล้ว
งานสำคัญ คือ
- งานที่ต้องทำให้สำเร็จ
- งานที่มีแต่เราคนเดียวที่ทำได้
- งานที่ส่งผลกับงานอื่นๆ หรือ บุคคลอื่นเป็นอย่างสูง
- งานที่ผู้สั่งงานมีความสำคัญ ไม่ทำไม่ได้
งานด่วน คือ
- งานที่ต้องทำทันที ! มิฉะนั้นจะทำให้เกิดความเสียหายใหญ่
- งานที่ถูกกำหนดเวลาแล้วเสร็จชัดเจน ถ้าดูแล้วมีเวลาทำเหลือน้อย งานนั้นถือเป็นงานด่วนได้
- งานที่ไม่ได้กำหนดเวลาไว้ แต่มีผลต่องานอื่นๆ เช่น ถ้างานนี้เสร็จช้า งานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องหรือทำต่อจากงานนี้ ก็จะเสร็จช้าไปด้วย
2. หลังจากนั้นให้สร้างกล่องงานขึ้นมา แบ่งเป็น 4 กล่องคือ
1. งานสำคัญ และ เร่งด่วน
2. งานสำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน
3. งานไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน
4. งานไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน
การจัดลำดับงาน
3. จัดลำดับความสำคัญของกล่องงาน
ลำดับ 1 สำคัญ และ เร่งด่วน : ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จด้วย
ลำดับ 2 สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน : ไม่ด่วนมาก แต่ ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย
ลำดับ 3 ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า
ลำดับ 4 ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริงๆแล้วจะทำ หรือไม่ทำเลยก็ได้
4. นำงานทั้งหมดของเรา มาทำเป็นรายการงาน(List) โดยที่ยังไม่ต้องเรียงลำดับใดๆ แล้วหยิบแต่ละงานขึ้นมาดูว่า งานนี้ควรอยู่ในกล่องไหนแล้วโยนงานเข้าแต่ละกล่อง
5. สุดท้าย สำคัญที่สุดคือ ลงมือทำงานค่ะ งานไหนเสร็จก็นำงานนั้นออกจากกล่อง และคอยหมั่นสำรวจว่าต้องมีการปรับลำดับงานกันใหม่มั้ย เพราะสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ให้ปรับงานตามความเหมาะสมค่ะ
ฝากทิปหนึ่งที่ I am pm ใช้ประจำคือ ให้ทำงานที่สำคัญและน่าเบื่อที่สุดก่อนค่ะ ^^
จะทำให้เรามีกำลังใจทำงานที่เหลือ เพราะงานที่ยากที่สุดจบไปแล้ว
รวมทั้งอย่าลืมว่าเราไม่จำเป็นต้องทำงานเองทั้งหมด ให้รีบแจกจ่าย มอบหมายงานออกไป และคอยติดตามผลเพื่อนำมาอัพเดตงานในกล่องเท่านั้นค่ะ
ขอเชิญรีวิวบทความหรือแสดงความคิดเห็น เพื่อเป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนทัศนะและความรู้ร่วมกันนะคะ ^^
#บริหารจัดการ #Project Management #พัฒนาตัวเอง #management
- 1
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
