5 เทคนิค เรียกเวลาของตัวเองกลับมา
ในฐานะของหัวหน้า นอกจากการเป็นผู้นำ คอยสังเกต และให้คำปรึกษาน้องๆ ในทีมแล้ว หมวกอีกใบที่เราต้องสวม คือ การหาทางเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และพยายามลดสิ่งรบกวนคนในทีมให้ได้มากที่สุดครับ
ผลสำรวจจากผู้เข้าร่วมกว่า 2,000 คน ของบริษัท Reclaim (แพลตฟอร์มช่วยบริหารจัดการเวลา) เพื่อหาข้อมูลว่า พวกเขามีวิธีจัดการงานอย่างไรบ้าง
พบว่า มีพนักงานแค่ 12.4% ที่ตั้งใจทำงานมากกว่า 6 ชั่วโมงต่อวัน และเวลาเพียงครึ่งนึงในนั้น ถูกใช้ไปกับงานที่เป็นประโยชน์กับองค์กรจริงๆ
มันถึงเวลาแล้วครับ ที่เราต้องกลับมาโฟกัสทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุด นั่นก็คือ เวลา
และนี่คือ 5 เทคนิคเรียกเวลาของตัวเองกลับมา ที่เอามาฝากกันครับ
1. กำจัดสิ่งรบกวน
รู้ไหมครับว่า วันๆ หนึ่ง เราถูกรบกวนระหว่างทำงานโดยเฉลี่ยแล้ว 31.6 ครั้งต่อวัน หรือมากกว่า 3 ครั้งในชั่วโมง กว่าจะตั้งสติกลับมาได้แต่ละที เราต้องเสียเวลากันไปเท่าไหร่แล้ว
เทคนิคที่ผมอยากให้ลองไปทำการดู คือ การจัดเวลาเพื่อลดการรบกวน โดยแบ่งเป็น 2 รูปแบบ คือ
- Focus Mode ห้ามให้ใครมากวนเลย เพื่อจะได้โฟกัสกับสิ่งสำคัญตรงหน้า
- Limited Distraction Mode รบกวนได้ในเวลาที่จำกัดเท่านั้น
2. จัดลำดับงาน
งานบางอย่างใช้เวลาแค่ไม่กี่นาทีในการทำ ลองใช้เทคนิคในการ Grouping งาน เพื่อจัดระเบียบงาน เอางานที่ใช้เวลาน้อยมาอยู่รวมกัน จะทำให้สามารถทำงานที่คั่งค้างหลายงานให้เสร็จได้ภายในไม่กี่นาที
3. Set Core Hours
Core hours คือ การกำหนดช่วงเวลาสำหรับการประชุม เช่น ระหว่าง 10 โมง ถึง บ่าย 2 หรือ 1 โมง ถึง 4 โมงเย็น เป็นต้น การกำหนดเวลาแบบนี้จะช่วยลดการประชุมแบบพร่ำเพรื่อ และยังช่วยให้คนในทีมสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น
4. วางแผนการทำงานให้ตรงกับความเป็นจริง
"Planning Fallacy" หรือ การผิดแผน เป็นผลมาจากการคิดแบบเข้าข้างตัวเอง
เรามักจะคิดแผนแบบ Best case แต่ไม่เผื่อใจสำหรับ Worst case มันเลยทำให้เกิดความผิดพลาดตอนประเมินเวลาทำงาน
ซึ่งทางออกนั้นง่ายมาก ถ้าอยากประเมินเวลาให้ถูก ก็ต้องรู้จักการ Track time
ลองจับเวลาเลยว่าแต่ละชิ้น ใช้เวลาทำงานจริง ๆ เท่าไหร่ แค่นี้ก็ไม่ต้องคิดเอาเองแล้ว
5. อย่ามองข้าม Check list
การมี check list ช่วยประหยัดเวลาไปเยอะมาก อย่าหวังเพิ่งสมองเพียงอย่างเดียว เสียเวลาทำเชคลิสต์ 10-15 นาที ช่วยให้ทำงานเสร็จไวขึ้น
แถมยังป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาด จากรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่บางทีเราอาจจะเผลอมองข้ามไปก็ได้
สุดท้าย แม้ว่าเราจะปกป้องเวลาของตัวเองได้ดีแค่ไหน
แต่ถ้าเราเอาเวลาไปทิ้งกับการทำงานเยอะแต่ไม่สำคัญ มันก็ไร้ประโยชน์
สิ่งสำคัญของการบริหารเวลา จึงไม่ใช่
'การทำงานให้ได้มากๆ ภายใต้เวลาที่จำกัดแต่เป็นการ เลือกทำเฉพาะสิ่งสำคัญ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจริง ๆ'
ขอบคุณข้อมูลจาก : fastcompany
- 2
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
