5 วิธีประชุมยังไงให้ได้งาน
'เสียเวลาประชุมไปทั้งวัน แต่ไม่ได้เรื่องได้ราว' เคยรู้สึกแบบนี้ไหมครับ
งานวิจัยนึงจาก MIT Sloan พบว่า มีเพียง 50% ของเวลาการประชุมเท่านั้นที่มีประสิทธิภาพ หลังจากนั้นประสิทธิภาพของการประชุมจะลดลงเรื่อยๆ
แล้วเราจะทำยังไงดีล่ะ ให้การประชุมการเราไม่ใช่เรื่องเสียเวลาเปล่า ลองเอา 5 วิธีนี้ไปปรับใช้ดู
1. รู้เป้าหมายของการประชุม
ก่อนจะนัดประชุมใคร ตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่า อยากได้อะไรจากการพูดคุยกัน? จำเป็นจริงๆ ที่จะต้องประชุมมั้ ? ยังมีวิธีอื่นอีกไหมที่จะช่วยทำให้ได้คำตอบในสิ่งที่อยากได้?
การเรียกทุกคนมาประชุมพร้อมกันบางทีก็ไม่ใช่ทางออกที่ดีเสมอไป อาจจะมีหนทางอื่นที่ช่วยแก้ปัญหาได้เร็วมากกว่า แถมประหยัดเวลาคนอื่นได้อีกด้วย
2. เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
นอกจากวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ต้องชัดเจนแล้ว
ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่มีผลต่อการประชุมเช่นกัน
เราต้องตอบให้ได้ว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้อง และเชิญเฉพาะคนที่สำคัญเท่านั้น
3. มีแผนการพูดคุยที่ชัดเจน
สิ่งที่จะช่วยให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพที่สุด คือ การวางแผนก่อนที่จะเกิดการประชุม
การมีแผนการ จะทำให้การพูดคุยไม่เผลอออกนอกทะเล แถมยังช่วยประหยัดเวลาในการประชุมได้เยอะมาก
4. จำกัดเวลาในการคุย
การประชุมที่ดีไม่ควรใช้เวลานานจนเกินไป ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับความซับซ้อน ของเนื้อหาของการพูดคุย และถ้าหากจำเป็นต้องจัดประชุม นานๆ ควรจะมีช่วงเวลาให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พักบ้าง
5. สรุปผลการประชุม
หลายครั้งที่พอจบประชุมไปแล้ว ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อ นั่นก็เป็นเพราะขาดการสรุปผลนั่นเอง
การเขียนสรุปสิ่งที่ได้จากการประชุมจึงเป็นเรื่องสำคัญ และส่วนที่ขาดไม่ได้ก็คือ
งานที่ต้องไปทำต่อ? ใครเป็นผู้รับผิดชอบ? และระยะเวลาของงานนั้นๆเพียงเท่านี้ การประชุมก็มีจะประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นแล้ว
ขอบคุณข้อมูลจาก : Science of people
- 3
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
