Blockdit Logo (Mobile)
Mhormeemoney
•
7 ก.ย. 2019 เวลา 09:12 • ปรัชญา
“Master the art of Productivity”
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ดังที่เราได้กล่าวไว้ในบทความก่อนหน้านี้ เวลาเป็นสิ่งที่มีอยู่อย่างจำกัด และ จะเห็นว่าผมให้ความสำคัญมากกับเรื่องของเวลา
หากคุณเป็นคนที่บริหารเวลาดีแล้ว แต่คุณรู้หรือไม่ว่าเวลาที่คุณใช้ไปนั้นสามารถสร้างงานที่มีประสิทธิภาพได้เพียงพอหรือไม่
ในบทความนี้เราจะมาหาคำตอบกันครับ กับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
1.Create “To do list” and cut it down
การเขียน To do list มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นการจัดลำดับความสำคัญของงาน รวมถึงเป็นการจัดลำดับงานในสมองของเรา
เมื่อสมองของเรารับรู้ถึงเป้าหมายในแต่ละวัน สมองของเราจะมีความสามารถในการวางแผนและเชื่อมโยงความคิดของเราให้บรรลุเป้าหมายนั้นๆ
อย่างไรก็ตามหลายๆ ครั้ง To do list ของเรามักมีมากเกินไปและไม่ได้สร้างสรรอย่างที่ควรจะเป็น ดังนั้นอีกขั้นตอนที่สำคัญคือการย้อนกลับมาทบทวน To do list ของเรา ตัดข้อที่ไม่สำคัญออกและเลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญเท่านั้น
เมื่อสมองของเรารับรู้ถึงเป้าหมายในแต่ละวัน สมองของเราจะมีความสามารถในการวางแผนและเชื่อมโยงความคิดของเราให้บรรลุเป้าหมายนั้นๆ
2.Stop multitasking
บางคนอาจเข้าใจผิดว่าคนที่ทำตัวยุ่งตลอดเวลาเป็นคน productive ในแต่ความเป็นจริงแล้วกลับไม่ใช่เลย
เนื่องจากการทำหลายๆ สิ่งในเวลาเดียวกัน แม้ว่าจะทำให้เราดูเหมือนยุ่งและใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่า แต่ในความเป็นจริงแล้วกลับทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ส่งผลให้ผลลัพธ์ของงานออกมาไม่มีคุณภาพเท่าที่ควร
ดังนั้นการทำงานที่ถูกต้องคือทำตาม To do list ที่เราได้วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว อย่างมีสมาธิ ตั้งใจกับงานที่สำคัญก่อน แล้วผลลัพธ์จะออกมาดีเอง
Multitasking is a productivity killer !!!
3.Minimize Distractions
คุณเคยไหมที่ขณะทำงานแล้วบอกกับตนเองว่าจะพักเล่นมือถือเล็กน้อย แต่สิ่งที่ตามมาคือคุณหมดเวลากับการเล่นมือถือเป็นเวลานาน และงานที่ตั้งใจจะทำก็ไม่ได้มีความคืบหน้าขึ้นเลย
ข้อนี้สำคัญมากเนื่องจากทุกวันนี้ทุกคนสามารถเข้าถึงโลกออนไลน์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งหลายๆ ครั้งเรามักลืมตัวและเสียเวลาไปกับโลกออนไลน์มากเกินกว่าที่เราตั้งใจไว้
การจะทำงานให้มีประสิทธิภาพต้องอาศัยสมาธิที่ดี ดังนั้นจงขจัดสิ่งรบกวนรอบๆ ตัวออกไป ตั้งใจทำงาน มีวินัยในการใช้มือถือ แล้วคุณจะพบว่าคุณนำหน้าคนทั่วไปที่เสียเวลาไปกับการเล่นมือถือก้าวนึงเสมอ
We live in a world that concentration is a new currency !!
4.จัดสถานที่ทำงานให้เหมาะสม
ที่ทำงานดูเหมือนจะเป็นสิ่งไม่สำคัญ แต่ในความเป็นจริงแล้วกลับเป็นสิ่งหนึ่งที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานของเรา
ดังที่เราเคยอธิบายไว้ในบทความก่อนหน้าวิธีหนึ่งที่ช่วยให้ชีวิตเราดีขึ้นคือ “Cut off toxic environment”
ดังนั้นจงให้ความสำคัญกับที่ทำงานของตนเอง ที่ทำงานควรเป็นสถานที่สงบไม่มีเสียงดังรบกวน จัดโต๊ะทำงานให้สะอาด วางอุปกรณ์ให้เป็นระเบียบ ให้ทุกอย่างพร้อมใช้งานเสมอ
5.เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ
คำว่า “ไม่” หลายๆ ครั้งเป็นคำพูดที่ไม่จำเป็นต้องมีคำอธิบาย
คุณควรจะเรียนรู้ที่จะปฏิเสธให้เป็น เนื่องจากการที่คุณเป็นคนที่ยอมรับทุกๆ สิ่งจากทุกๆ คนเข้ามาจะทำให้การบริหารจัดการเวลาของตัวเองล้มเหลว คุณจะไม่สามารถวางลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้เลย
ดังนั้นคุณควรเรียนรู้ที่จะปฏิเสธอย่างสุภาพ และ ให้ความสำคัญกับ To do list ที่เราได้วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว
6.วางแผนจัดสรรเวลาและหาจุดสำคัญของงานด้วย “Pareto rule”
บางคนอาจเคยได้ยิน Pareto rule หรือกฏ 80 - 20 ซึ่งเป็นอีกกฏหนึ่งที่ผมชอบมาก และ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม
กฏนี้กล่าวไว้ว่า 80% ของผลลัพธ์ มาจากเพียง 20% ของการกระทำ ซึ่งเป็นเรื่องน่าประหลาดใจมากที่ทุกสิ่งส่วนมากในธรรมชาติมักเป็นไปตามกฏนี้ เช่น
80% ของการสื่อสารในแต่ละภาษา มาจากเพียง 20% ของประโยคที่ใช้กันเป็นประจำ
80% ของชุดที่คุณคนใส่ในแต่ละวัน มาจากเพียง 20% ของเสื้อผ้าในตู้เสื้อผ้าคุณ
80% ของรายได้ทั้งบริษัท มาจากเพียง 20% ของสินค้าทั้งหมดที่มี
ซึ่งสิ่งนี้รวมไปถึง 80% ของงานทั้งหมด มีจุดสำคัญเพียงแค่ 20% ยกตัวอย่างเช่น
เมื่อคุณได้รับมอบหมายให้ทำงานนำเสนอในความเป็นจริงแล้ว
จุดสำคัญของงาน 20% คือการวางโครงร่าง ลำดับเนื้อหาข้อมูล ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของงานถึง 80% ในทางกลับกันงานที่เหลืออีก 80% คือการเลือกฟอน์ต เลือกสี จัดรูป ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของงานเพียง 20% เท่านั้น
จะเห็นว่าในแต่ละงานจะมีจุดสำคัญอยู่ 20% ซึ่งเป็นส่วนที่ควรจะได้รับการใส่ใจ ทุ่มเทเวลาให้ความสำคัญมากที่สุด
Pareto rule
Master the art of Productivity เราได้นำเสนอแนวคิดง่ายๆ ซึ่งหากคุณลองนำไปปรับใช้กับชีวิตของตนเอง จะพบว่าคุณจะมองหลายๆ สิ่งหลายๆ อย่างเปลี่ยนไป คุณจะสามารถบริหารจัดการเวลา และ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

ดูเพิ่มเติมในซีรีส์

โฆษณา