วิธีนำเสนอข้อมูลประกอบการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารมีขั้นตอนอย่างไร
วันนี้ผมมาในเรื่องที่มีตำราสอนมากมายเช่นเคย สามารถอ่านแนวคิดทฤษฏีได้เต็ม WEB แต่สำหรับผมผู้เน้นการปฏิบัติตลอดการทำงานมากกว่า 10 ปี รูปแบบใดที่ผมเลือกในการนำมาใช้จริงมี 5 ขั้นตอนที่ใช้บ่อยๆ ครับ
พื้นฐานคำสอนปกติที่คุ้นๆ คือ ผู้บริหารระดับสูงทุกเวลามีค่า ดังนั้นการตัดสินใจบนข้อมูลบางอย่างใช้เวลานำเสนอไม่เกิน 3-5 นาที หรือบางครั้งการขอให้ตัดสินใจให้คิดเสมือนว่ามีเวลาเท่ากับได้ขึ้นลิฟท์ด้วยกันแล้วนำเสนอและตัดสินใจได้ในช่วงเวลานั้น
วิธีนี้จะใช้เป็นบางครั้งบางคราวที่ไม่ได้อยู่ในวาระการประชุม เป็นการขอเวลาผู้บริหารสั้นๆ ตัดสินใจภายในเวลาไม่เกิน 15 นาที หรือเป็นการดักรอเพื่อขอคำตัดสินใจเพื่อสามารถดำเนินการบางเรื่องต่อได้
1. ให้นำเสนอบางเรื่องเหมือนเป็นการนำเสนอครั้งแรก ผู้บริหารในแต่ละวันมีปัญหาที่ต้องตัดสินใจ มีเรื่องต่างๆ เข้ามาให้คิดมากมาย ยากมากที่จะจำบางเรื่องในอดีตที่เคยตัดสินใจไปแล้ว ดังนั้นถ้าเริ่มคุยแล้วเหมือนว่าผู้บริหารจำต้นเรื่องไม่ได้ ใช้เวลาประมาณ 30 วินาที ถึง 1 นาทีในการเกริ่นอดีตเพื่อขมวดประเด็นที่จะขอคำตัดสินใจ
2. ควรมีการเตรียมคำตอบเบื้องต้น หรือข้อคำถามที่อาจจะถูกถามเพิ่มเติมจากการรายงานความคืบหน้าในข้อที่ 1 วิธีการฝึกก็ง่ายๆ ก่อนนำเสนอควรลองฝึกคุยกับตัวเองว่าถ้าเสนอไปประมาณนี้ จะมีคำถามเบื้องต้นอะไร และถ้าผู้บริหารถามมาต้องหาข้อมูลอะไรเพิ่มเติม เพราะไม่อย่างนั้นสุดท้ายผู้บริหารก็ไม่สามารถตัดสินใจได้และต้องกลับมาทำข้อมูลเพิ่มเติมอยู่ดี จึงควรมีภาพในหัวที่ว่า บางคำถามที่อาจถูกถามได้เตรียมคำตอบหรือข้อมูลเพิ่มเติมมาเรียบร้อยแล้ว
3. ในการขอคำตัดสินใจทางที่ดีควรเสนอตัวเลือกที่จะเป็นไปได้อย่างน้อย 2 วิธี พร้อมเหตุผลประกอบการตัดสินใจ ไม่ควรไปคุยแต่โจทย์โดยไม่ได้เสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาอะไรออกไป
4. ถ้ามีคำถามที่ผู้บริหารสอบถามเพิ่มเติมควรตอบให้ตรงคำถามที่ถาม และไม่ควรอธิบายเกินสิ่งที่สอบถาม เพราะบางครั้งการพยายามอธิบายเพิ่มเติมในบางเรื่อง สร้างประเด็นใหม่ซึ่งอาจทำให้หลุดประเด็นที่ต้องการคำตอบหรือต้องการตัดสินใจ
5. ถ้าสุดท้ายข้อมูลไม่พร้อมอย่าฝืน (เปลี่ยนเป็นขอนัดเวลาใหม่แทน) เป็นประสบการณ์เพื่อในครั้งหน้าจะสามารถสรุปประเด็นนำเสนอผู้บริหารตัดสินใจในเวลาสั้นๆ ได้
ทั้งนี้จริงๆ ผู้บริหารบางท่านถ้าเตรียมข้อมูลสั้น กระชับ บางเรื่องในการตัดสินใจใช้การสื่อสารผ่านช่องทางแบบ Line หรือช่องทางการสื่อสารแบบออนไลน์ที่องค์กรเตรียมไว้ให้ ก็สามารถตัดสินใจในเรื่องบางอย่างได้
ตัดสินใจเพื่อให้มีแนวทางในการดำเนินการต่อไป เพราะการประวิงเวลา การไม่ได้ตัดสินใจอาจสร้างผลกระทบที่ร้ายแรงกว่า
- 2
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
