#รีวิวหนังสือ คนทำงานเร็ว ทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น
การทำงานไม่ว่าองค์กรไหนหรือบริษัทใดต้องการความรวดเร็วเป็นสำคัญ แต่การทำงานที่รวดเร็วต้องแฝงไปด้วยคุณภาพถึงจะเป็นการทำงานที่มีความหมาย เราอาจเห็นหลายคนทำงานเก่ง ทำงานรวดเร็ว แต่สิ่งเหล่านั้นคือเบื้องหน้า สิ่งที่อยู่เบื้องหลังความเร็วในการทำงานเหล่านั้นเป็นสิ่งที่หลายคนยังไม่เคยรู้ และนี่คือหนังสือสำคัญที่จะมาสอนให้เรารู้ว่าอะไรที่อยู่เบื้องหลังของคนทำงานรวดเร็ว เขาเตรียมอะไร เขาคิดอะไร เขาทำอะไรในแบบที่เรามองไม่เห็นบ้าง
นักเขียน : คิเบะ โทโมะยูกิ
แปล : ภัทรวรรณ ศรประพันธ์
1.ทำงานให้เร็ว ต้องรู้จักวางแผน
ก่อนลงมือทำ
กฏในการทำงานเร็วมีอยู่ 3 ข้อ
- ทำอย่างรวดเร็ว
- วางแผน ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นทิ้งไป
- ทำอย่างถูกต้องแม่นยำตั้งแต่ต้น
คนที่ทำงานเร็วจะลงมือทำทันที กำหนดขั้นตอนทำงาน ยึดขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุด
- ทำงานเดิม 2 ครั้งแรกให้ใช้แรงทำอย่างเต็มที่
- ทำงานเดิม 3 ครั้งขึ้นให้หาวิธีการทำงานที่เร็วขึ้น
ส่งงานทันตามเดดไลน์
- หากเสร็จไม่ทัน ควรส่งเท่าที่ทำไว้ไปก่อน
- กำหนดสิ่งที่ต้องการทำให้เสร็จก่อนเดดไลน์
- กำหนดเดดไลน์ใหม่หากทำตามเดดไลน์เดิมไม่ได้
2.ให้ใช้เทคนิคจนติดเป็นนิสัย
อุปกรณ์ในการทำงาน
- ใช้สมุดกราฟ สันห่วงในแนวนอน เพื่อจดโน้ตให้อ่านง่าย เขียนภาพได้ กวาดตาอ่านทั้งหมดได้ นำไปใช้ได้ทุกที่
- ใช้สมุดโน้ตให้เต็มที่ จดรายการที่ต้องทำต่างๆ
- ใช้ปากกาที่จดโน้ตได้เร็ว
อีเมล์
- อ่านอีเมล์ให้จบในแค่ครั้งเดียว
- เขียนอีเมล์สั้นๆ และตรงประเด็น
- แยกอีเมล์ที่ไม่สำคัญแบบอัตโนมัติ
- ใช้ฟังก์ชันของโปรแกรมเพื่อความเร็ว
การจัดทำเอกสาร
- เขียนประเด็นสำคัญ > เขียนโครงร่าง > จัดทำเอกสาร
- สร้างรูปแบบมาตรฐาน ให้กับเอกสารของตัวเอง
3.ปรับกลไกการทำงาน
กำจัดเวลาในการรอคอย
- ทำหน้าที่ตัวเองให้ดีและเร็วที่สุด
- ตัดสินใจและเริ่มลงมือทำในทันที
- ตั้งกฎ 24 ชั่วโมงในการตอบอีเมล์
การถ่ายทอดข้อมูล
- สรุปเนื้อหาลงในกระดาษขนาด A4 เพียง 1 แผ่น
- ใช้แผนภาพ ผู้รับจะเข้าใจข้อมูลได้ทันที
- นำเสนอข้อมูลให้เหมาะกับตำแหน่ง และระดับความเข้าใจของอีกฝ่าย
การมอบหมายงาน
งานของลูกน้อง ต้องให้ลูกน้องรับไว้และแก้ไขเอง งานที่มอบหมายมักจะเสร็จเมื่อใกล้ถึงเดดไลน์ กำหนดเวลาตรวจงาน ว่าเป็นไปตามแผนมั้ย
การประชุม
- กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมให้เหมาะสม
- ควรแจ้งเวลาจบการประชุมก่อนการประชุมทุกครั้ง
4.จัดการ เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัน
การใช้เวลาว่าง
หาเวลาเพิ่มให้กับตัวเอง
- ปิดกั้นสิ่งยั่วยุทุกอย่าง อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์
- พกพาสมุดโน้ตกับปากกาติดตัวไปด้วยเสมอ
- ให้ลดเวลาการทำกิจกรรมที่ไม่จำเป็น
การมีสมาธิจดจ่อ
- หาที่เงียบๆสำหรับทำงาน
- เมื่อทำงานอะไรไปแล้ว ต้องทำให้เสร็จไม่ใช่หยุดทำกลางคัน
- ไม่เก็บเอกสารหรืออีเมล์ไว้ที่ไม่จำเป็นทิ้งไว้ข้ามคืน
5.เพิ่มความเร็วด้วยเฟรมเวิร์ก
การรับข้อมูล
แยกข้อมูล
- ข้อเท็จจริง จากสมมุติฐาน หรือความคิดเห็น
- คำถามกว้างๆและคำถามเจาะลึกจะช่วยให้พบต้นตอปัญหา
- ตั้งคำถามที่ถูกต้อง จะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
- ตั้งข้อสงสัย และพิจารณา จะช่วยไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด
เฟรมเวิร์ก ที่ใช้ในการคิด
- เฟรมเวิร์กจะช่วยกำหนดขอบเขตในการคิดได้
- เฟรมเวิร์ก1 มองภาพรวม โดยใช้ เฟรมเวิร์ก MECE มองภาพรวมข้อมูลโดยไม่ให้มีข้อมูลใดตกหล่น
- เฟรมเวิร์ก2 วางโครงสร้าง สิ่งต่างๆโดยใช้เฟรมเวิร์กพีระมิด จำแนกประเภท หรือจัดแบ่งข้อมูลเป็นกลุ่ม เพื่อวิเคราะห์ทำให้เห็นภาพชัดเจนว่าลงทุนกับสิ่งไหนถึงคุ้มค่า
- เฟรมเวิร์ก3 เฟรมเวิร์ก็สำหรับแก้ไขปัญหา เขียนขั้นตอนการทำงาน แล้วเขียนสถานการณ์ ปัญหา วิธีแก้ไข ถามถึงปัญหาแบบเจาะลึกโดยถามว่า ทำไม 5 ครั้ง
รับข้อมูล > คิด(การคิด) > ถ่ายทอดข้อมูล
- 9
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
