Blockdit Logo (Mobile)
I am pm
•
23 พ.ย. 2020 เวลา 05:30 • การศึกษา
EP.7 ใช้ Collaboration tools ที่ชอบ
ซีรี่ส์ วงจรชีวิตโครงการ (Project Life Cycle)
เฟสที่ 1 Initiation การเริ่มต้นโครงการ
หลังจากเซ็ตทีมงานโครงการได้แล้ว ก็มาเลือกเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานเป็นทีม หรือที่เรียกว่า Collaboration tools ค่ะ
Collaboration แปลว่า การทำงานร่วมกัน คือกระบวนการที่คนในกลุ่มแบ่งปันความคิดของตนเอง รับฟังและนำแนวความคิดจากมุมมองหลากหลายด้านของผู้อื่น มาต่อยอด หารือ คิด-วิเคราะห์-ลงมือทำ ตามความถนัดหรือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายของตน จนทำให้งานที่ร่วมกันทำนั้นสำเร็จ
หัวใจของการทำงานเป็นทีมคือ แก้ปัญหาให้ลุล่วงไปด้วยกัน โดยคนในทีมเดียวกันก็ควรจะตอบคำถามเหล่านี้ได้
1. จุดประสงค์ของโครงการที่ทำอยู่คืออะไร
2. ผลลัพธ์ที่ได้คืออะไร
3. ที่มาที่ไปของผลลัพธ์เป็นอย่างไร
4. ปัญหาเกิดจากอะไร จะช่วยกันแก้ไขอย่างไร
5. เมื่องานเสร็จสิ้นลง คิดว่าอะไรที่ดี และอะไรควรแก้ไข
Collaboration
Collaboration Tools คือ เครื่องมือที่ช่วยในการทำงานร่วมกัน เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน ลองมาดูตัวอย่างเครื่องมือที่นิยมใช้ในการจัดการโครงการกันค่ะ
G Suit
Gmail : การใช้บริการอีเมลผ่านระบบของ Google
Google Calendar : ตารางเวลาที่สามารถใส่รายการนัดหมายผ่านปฏิทินเดียวกันนี้ได้
Google Drive : พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ของทาง Google
Google Doc : ซอฟต์แวร์ใช้งานเอกสารออนไลน์ Google
Google Meet – ประชุมออนไลน์ผ่านทาง Google
Etc.
Slack
เป็น 'แพลตฟอร์ม' สำหรับการสื่อสารกันภายในทีม สามารถแลกเปลี่ยนไอเดียในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความธรรมดา, code snippets, ไฟล์ภาพ, วิดีโอ, ลิงก์
โพสต์โต้ตอบกันเหมือน Line แต่เก็บไฟล์ไว้ตลอด ไม่หาย
เหมือนเป็นการรวมฟีเจอร์ของ Twitter, Google Drive และ Dropbox มาไว้ในที่เดียวกัน แล้วเน้นใช้ "เพื่อทำงาน" ไม่ใช่เพื่อคุยเล่น
Asana
แนวคิดของ Asana คือ ทุกคนที่ทำงานล้วนต้องมี to-do list หรือรายการสิ่งที่ต้องทำกันอยู่แล้ว 
แทนที่จะแยกเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำของใครของมัน ก็จับมารวมให้เห็นพร้อมกัน และกระจายงานแยกกันไปทำจะดีกว่า
สามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม สร้าง to-do list สำหรับโครงการที่หลากหลาย ตั้งระบบเตือนความจำสำหรับกำหนดเวลาและอื่น ๆ
Trello
คอนเซปต์ของ Trello คือ บอร์ดที่เอาไว้จัดการงานต่างๆ ของโครงการ โดยทีมงานจะเห็นบอร์ดนี้ร่วมกัน
ในแต่ละบอร์ด สามารถสร้าง ลิตส์ และ การ์ด ที่เราสามารถปรับแต่ง ใส่รายละเอียดของงาน กำหนดวันส่งงาน ลิสต์ที่ต้องทำหรือตรวจสอบ ผู้รับผิดชอบ รวมไปถึงไฟล์หรือลิงก์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
ทุกคนจะอัพเดตงานผ่านกระดานนี้ ทำให้มองเห็นภาพรวมของโครงการ และการติดตามงานได้ดี
ปัจจุบันมี Tools หรือ App ที่ถูกพัฒนาเพื่อจุดประสงค์ในการทำงานร่วมกันจากระยะไกล ให้เลือกใช้อีกหลายตัว I am pm แนะนำให้เลือก Collaboration tools ที่มีฟีเจอร์หลักๆ ต่อไปนี้
>> ช่วยในการจัดลำดับงาน
>>ช่วยในการจัดการไฟล์และเอกสาร
>>ทำให้การมอบหมายงาน ติดตามงาน ได้สะดวก
>>ทำงานได้บนออนไลน์
>> เก็บข้อมูล รายละเอียดการทำโครงการ เพื่อนำมาวิเคราะห์ภายหลังได้
สำคัญคือ ต้องเลือกที่ “ ใช้ง่าย ” สำหรับทุกคนในทีมค่ะ เครื่องมือที่ดี แต่ใช้ยากหรือซับซ้อนเกินไป นอกจากจะไม่จูงใจให้คนในทีมใช้งาน ยังอาจทำให้เสียเวลาทำงานมากกว่าเดิม ดังนั้นให้เลือกใช้ Collaboration tools ที่เหมาะสมกับทีมของเราด้วยนะคะ
ขอเชิญรีวิวบทความหรือแสดงความคิดเห็น เพื่อเป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนทัศนะและความรู้ร่วมกันนะคะ ^^
#บริหารจัดการ #Project Management #พัฒนาตัวเอง #management
เครดิตรูปภาพ https://www.flickr.com/photos/newskart/48800254287/
https://statetechmagazine.com/article/2017/02/4-steps-implementing-collaboration-tools-within-government

ดูเพิ่มเติมในซีรีส์

โฆษณา