EP.12 วางแผนงานและเวลา ด้วยแผนภูมิแกนต์ Gantt Chart
ซีรี่ส์ วงจรชีวิตโครงการ (Project Life Cycle)
เฟสที่ 2 Planning การวางแผนโครงการ
แผนภูมิแกนต์ พัฒนาขึ้นในปี 1917 โดย Henry L. Gantt เป็นผู้พัฒนาแผนภูมินี้ขึ้นมา เพื่อใช้วางแผนเกี่ยวกับเวลา และแก้ปัญหาเรื่องการจัดตารางการทำงานค่ะ
ผังจะแสดงถึงปริมาณงานและเวลาที่จะต้องใช้เพื่อทำงานนั้นให้ลุล่วง โดยวางงานตามลำดับการทำงาน ว่ามีงานไหนต้องทำเสร็จก่อน แล้วจึงจะเริ่มงานต่อไปได้
Gantt Chart เป็นแผนภูมิในรูปของกราฟแท่งที่ประกอบด้วย แกนหลัก 2 แกน คือ
แกนนอนแสดงถึงเวลาในการทำงานตลอดโครงการ
แกนตั้งแสดงถึงงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำ
แท่งกราฟวางตัวในแนวนอน ความยาวของแท่งกราฟเป็นสัดส่วนโดยตรงกับระยะเวลาในการทำงาน นั่นคือ ยิ่งกราฟยาวมาก แสดงว่า งานนั้นใช้เวลาทำนาน
Gantt Chart
นิยมนำ Gantt Chart มาใช้ในการวางแผนและควบคุมงานในระดับปฏิบัติการค่ะ
ในขั้นตอนวางแผน การสร้าง Gantt Chart ขึ้นมา จะทำให้เราประเมินเวลาเริ่มต้น – สิ้นสุด ของโครงการได้ โดยดูว่า งานสุดท้ายใน Gantt Chart จบลงเมื่อไร และมันยังแสดงข้อมูลเกี่ยวกับโครงการในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
จากภาพตัวอย่าง Gantt Chart ด้านล่าง จะเห็นว่าแท่งกราฟแนวนอนซ้ายมือสุด เริ่มต้นวันที่ 1 July และแท่งกราฟที่อยู่ขวามือสุด สิ้นสุดในวันที่ 13 August แสดงว่าโครงการนี้ใช้เวลา 43 วัน ในการดำเนินการ
ตัวอย่าง Gantt Chart
ส่วนในขั้นตอนการควบคุมดูแล Gantt Chart ช่วยในการติดตามประเมินผลโครงการได้ง่ายขึ้น เพราะจะเห็นได้เลยว่า ณ ตอนนี้ งานไหนกำลังทำอยู่ งานไหนยังไม่เสร็จ งานไหนเกินกำหนดเวลาแล้ว หรือ มีงานไหนที่ต้องปรับ/ขยับเวลาเข้า-ออก เพื่อให้โครงการยังเสร็จทันกำหนดเหมือนเดิม
ตัวอย่าง Gantt Chart
ตัวอย่างรูปด้านบน จะเห็นว่างานที่ทำอยู่(แท่งสีชมพู) เทียบกับแผน(แท่งสีฟ้า)แล้ว มีงานไหนบ้างที่ไม่เป็นไปตามแผน ซึ่งอาจจะทำให้โครงการล่าช้า ถึงจุดนี้ ผู้จัดการโครงการควรจะต้องเข้าไปเร่งงาน หรือ ขยับเวลา ปรับแผน ตามที่เห็นสมควรค่ะ
เราสามารถนำเทคนิค Gantt Chart มาประยุกต์ใช้ โดยการเพิ่มข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับโครงการลงไป เพื่อให้เห็นภาพรวมของโครงการได้ดีขึ้นค่ะ
การประยุกต์ใช้ Gantt Chart
การประยุกต์ใช้ Gantt Chart
การประยุกต์ใช้ Gantt Chart
แต่ Gantt Chart ก็มีข้อจำกัดนะ !!
นั่นคือ มันไม่สามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานย่อยต่าง ๆ จึงบอกไม่ได้ว่า
กิจกรรมใดบ้างที่ต้องทำให้เสร็จก่อนจะเริ่มต้นกิจกรรมอื่น
กิจกรรมใดบ้างที่สามารถเริ่มต้นทำพร้อมกันได้
กิจกรรมใดสามารถล่าช้าได้เท่าใด โดยไม่กระทบต่อกิจกรรมอื่นหรือต่อความสำเร็จของโครงการ
จากข้อจำกัดข้างต้น เลยมีการนำเทคนิควิเคราะห์ข่ายงาน PERT/CPM มาใช้ ซึ่งเดี๋ยวจะเขียนถึงเรื่องนี้ในโพสต์ต่อไปให้ค่ะ
ส่วนตัว I am pm เคยใช้ Gantt Chart มาบ้าง ก็ชอบคอนเซปต์ของมันอยู่นะคะ เพราะช่วยให้ทีมมีพิมพ์เขียวในการวางแผนและปฏิบัติงาน รู้ว่าตอนนี้ตนเองต้องทำงานอะไร มีงานอะไรรออยู่ และงานไหนต้องเร่งมือทำ
แนะนำว่า ในตอนลงมือทำงานจริง ก็ควรเข้าไปอัพเดต Progress งานใน Gantt Chart บ่อยๆ ให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน แล้วนำ Gantt Chart มาใช้ในการประชุมภายในทีมเพื่อติดตามความคืบหน้า อย่างนี้จะเกิดประโยชน์มากค่ะ
ขอเชิญรีวิวบทความหรือแสดงความคิดเห็น เพื่อเป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนทัศนะและความรู้ร่วมกันนะคะ ^^
#บริหารจัดการ #Project Management #พัฒนาตัวเอง #management
- 15
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
