วังวนทำงาน ณ จุดเวลาในอดีต
ทุกคนที่อยู่ในองค์กร เป็นเหมือนกันไหมครับ เวลาทำงานส่วนหนึ่ง จะหมดไปกับการทำรายงานข้อมูล สรุปการนำเสนอความคิดเห็นประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร
ในสมัยนี้ดีขึ้นแล้ว เพราะมีโปรแกรมมาช่วยในการนำข้อมูล ออกมาวิเคราะห์ เป็นมุมมองต่างๆ แต่ปัญหานี้ ในสมัยก่อนของคนทำงาน ถือเป็นเรื่องที่สร้างความเครียด ในการทำงาน มากมายประมาณนึง (สมัยนี้บางช่วงเวลาผมก็เป็น --_--" ) ซึ่งผมเชื่อว่า บางองค์กร ที่ยังไม่ได้นำระบบสารสนเทศมาช่วย
คนทำงานบางส่วน ก็จะใช้เวลาส่วนใหญ่ กับการทำข้อมูลในอดีต และเครียดกับการทำชุดข้อมูล ณ จุดเวลาหนึ่งที่เคยผ่านมาแล้ว ขอยกตัวอย่างเป็น
พอครบในแต่ละปีงบประมาณ จะต้องมีการปิดข้อมูลประมวลผล ซึ่งข้อมูลที่ดี ควรมีแนวโน้มอย่างต่ำ 3-5 ปี หรือถ้าจะให้ดีในบางชุดข้อมูล ควรมีข้อมูลย้อนหลังได้ในระดับ 10 ปี Q(*0*)Q และในความจริง แม้สามารถจะทำข้อมูลย้อนหลัง 3 ปี แต่ในการนำเสนอผู้บริหาร ก็จะมีคำถามต่างๆ เพิ่มเติมนอกจากภาพรวม เช่น เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรข้างเคียงเป็นอย่างไร? หรือเมื่อเปรียบเทียบกับหน่วยงานข้างในเองเป็นอย่างไรบ้าง? มีมุมมองย่อย หรือในกลุ่มไหนที่ดูแล้วเป็นโอกาสพัฒนาเป็นพิเศษไหม?
ผมเชื่อว่าในการทำรายงานแต่ละครั้งสมัยก่อน คุณจะมีประสบการณ์ร่วมเช่นผมในคำถามดังกล่าว...... และก็จะขอนำกลับมาทำข้อมูลเพิ่มเติมเสนอรอบใหม่ในที่ประชุมครั้งต่อไป
ผมเอง ก็เป็นส่วนหนึ่งที่ "ยังคงอยู่ในยุคนี้" ที่รู้สึกว่า การทำข้อมูลย้อนหลังหรือการหาประเด็นต่างๆ ในการพัฒนาเป็นเรื่องที่ยากและเครียด ยิ่งถ้าขอในข้อมูลที่ไม่เคยจัดทำมาก่อน (ยิ่งถ้าขอย้อนแบบ 5 - 10 ปี และต้องประสานสิบทิศขอข้อมูลข้ามหน่วยงาน หรือข้ามฝ่าย) กลับมามองดู ก็รู้ว่า มันเป็นเรื่องที่ถ้าไม่แก้ไข พัฒนาอะไรเลย.. จะเกิดซ้ำๆ ได้ในอนาคต สิ่งที่เป็นประสบการณ์ของผมคือ
1. ปรับ Flow การทำงาน โดยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ ในแต่ละระบบ (ส่วนใหญ่องค์กรยิ่งขนานใหญ่ แต่ละส่วนงานจะพัฒนาระบบ IT รองรับที่ต่างโปรแกรมกันทำให้ส่วนใหญ่ส่งไฟล์ Excel ข้ามไปมา หรือ บางทีต้องมีการคีย์ใหม่โดยใช้มือกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ <<< ซึ่งทำให้ข้อมูลมีโอกาสผิดพลาด << ต้องหาวิธีให้ระบบคุยกัน) เพื่อให้บางรายงานเมื่อทำหน้ากากรายงานข้อมูลแล้ว ต่อไปรายงานเมื่อมีข้อมูลใหม่ก็สามารถใช้ได้เลย และลดความผิดพลาดของข้อมูล (มีบทความจัดเต็มใน WEB หลักการคือข้อมูลคีย์ครั้งแรกครั้งเดียวที่ระบบเดียวและไหลไประบบต่างๆ จนออกรายงานได้)
2. เทพ Excel มีอยู่ก็ดีนะ แต่ถ้าเริ่มพัฒนาทักษะ หรือสามารถหมุนมุมมองในโปรแกรม BI ต่างๆ ได้เอง จะลดเวลาในการจัดทำรายงานข้อมูลย้อนหลายปี และมีเวลาในการวิเคราะห์ผลลัพธ์มากขึ้น รวมถึงเวลาคุยงานกับ IT จะอธิบายความต้องการ พร้อมมีความเข้าใจในชุดข้อมูลมากขึ้น
3. บางตัววัดกระบวนการระดับ PI ซึ่งยังไม่มีระบบรองรับ ไม่ต้องวัดทิ้งไปบ้างก็ได้นะ ลองหาตัววัด PI ตัวอื่นดู เพราะการไม่มีระบบเก็บข้อมูลจะใช้พลังมือบวกพลังใจในการลงข้อมูลมากมาย
ทั้งนี้การใช้พลังบันทึกข้อมูลสรุปแต่ละวัน (บางคนอาจใช้เวลาเป็นชั่วโมง) ส่วน KPI ตัวสำคัญอย่างไรก็ต้องเก็บข้อมูล
4. ระบบการตรวจสอบภายในหน่วยงาน หรือนอกหน่วยงาน หรือรับรองมาตรฐานคุณภาพต่างๆ ถ้าเจอผู้ตรวจที่มีความรู้และแนะนำให้เห็นโอกาสพัฒนา
จะมีประสิทธิภาพ มากกว่า การรายงานข้อมูลโดยไม่เคยมีใครเคยช่วยเช็ค ตรวจสอบกลับไปที่ฐานข้อมูล (เชื่อว่าส่วนใหญ่ผู้บริหาร เต็มที่จะทักในรายงานชุดข้อมูลที่ดูไม่ปกติ แต่ในบางครั้งถ้าทำข้อมูลออกมาอย่างไร ก็แปลผลตามนั้น ซึ่งถ้าทำด้วยมือบางทีทำนำเสนอผ่านเรียบร้อย ตัดสินใจเชิงนโยบายเรียบร้อย อีกปีลองกลับมาทำใหม่ .... โอ้ว.... อ้าวววว.... NO.... ทำข้อมูลผิดนี้นา....แต่นโยบายออกไปเรียบร้อย)
5. HR ควรเริ่มทบทวนและ "เปลี่ยนบทบาทจากผู้กรอกข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลรายคนจากกระดาษ" เป็น "การสุ่มตรวจข้อมูลในระบบ และการวิเคราะห์ข้อมูล" แทน
วันนี้ขอลองพูดในเรื่องระบบดูบ้าง
หากผิดพลาดประการใดขออภัย ณ ที่นี้
สิ่งที่แชร์เป็นส่วนหนึ่งในประสบการณ์ผมเช่นเดิม อาจไม่ถูกทั้งหมด แต่ใน 10 ปี ที่ผมอยู่ในองค์กร 100 ปีนี้ เรื่องมาตรฐานคุณภาพต่างๆ ก็เรียกว่ามีประสบการณ์ (อยู่ในทีมขับเคลื่อนทุกยุค) ก็พอมาแชร์ในบางมุมมองได้ไม่มากก็น้อยครับ
ไว้วันหลังจะลองมาเขียนเรื่องดาร์กนิด ของระบบคุณภาพที่ทุกองค์กรต้องมี
Outcome Based ในเชิงตัวเลขและผลลัพธ์ที่สวยงาม แต่การทำงานจริงๆ กลายเป็น........
Paper Based ระบบคุณภาพที่เต็มไปด้วยงานเอกสาร
และในการทำระบบคุณภาพอาจต้องขอเพิ่มเจ้าหน้าที่มาทำข้อมูลด้านคุณภาพ (แปลกดีไหมครับ? ยิ่งต้องทำงานในระบบคุณภาพ ยิ่งต้องเพิ่มคน)
- 5
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
